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Protection des données

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Notice de respect de la vie privée des personnes tierces

1. Informations générales

1.1. Dernière mise à jour

11 décembre 2018

1.2. Notre engagement

myenergy s’engage à protéger votre vie privée et veille à la protection de vos renseignements personnels. Les présentes règles de conduite sur le respect de la vie privée expliquent le type de données à caractère personnel (DCP) que nous collectons et la façon dont nous les utilisons, les divulguons à des tiers et les protégeons.

1.3. Que couvre ce document ?

Ces règles de conduite sur le respect de la vie privée s’appliquent à toutes les DCP (données à caractère personnel) que vous transmettez lors d’une démarche auprès d’un employé de myenergy ou au travers de l’un de nos sites web et que nous sommes à même de traiter dans le cadre de la gestion habituelle de notre activité, à savoir les données nécessaires à l’exécution (i) de nos contrats avec nos clients, fournisseurs et bailleurs de fonds, (ii) des conventions signées avec d’autres acteurs du secteur et (iii) de notre mission publique de sensibiliser, conseiller, examiner et former des particuliers dans les domaines liés à l’utilisation rationnelle et durable de l’énergie et de la mobilité durable.

1.4. Qui est responsable de vos données à caractère personnel ? 

myenergy est responsable du respect de la réglementation applicable aux traitements de vos DCP. Dans ce contexte, myenergy a désigné un délégué à la protection des données. Vous trouvez ci-dessous les coordonnées de contact respectives :

Responsable des traitements

Délégué à la protection des données

Nom :              My Energy G.I.E.                                   
Adresse :         Rue Glesener 28
                        L-1630 Luxembourg
Tél. :                40 66 58 – 1
 
 
Nom :                François Colbach
Organisation :   My Energy G.I.E.    
Adresse :           Rue Glesener 28
                          L-1630 Luxembourg
Tél :                   40 66 58 – 50
 

1.5. Modalités de changement de ces règles

Nous pouvons modifier ces règles de conduite sur le respect de la vie privée en publiant une version mise à jour de la présente notice. Nous vous donnerons un avis raisonnable de tout changement important.

2. Principes de myenergy sur le respect de la vie privée

myenergy prend la vie privée au sérieux. Les cinq principes suivants sont à la base de notre démarche pour respecter votre vie privée :

  1. myenergy utilisera toujours vos DCP de façon loyale et digne de confiance.
  2. Vous avez le droit d’être clairement informé sur la façon dont nous utilisons vos DCP. Nous serons toujours transparents envers vous sur les données que nous collectons et la façon dont nous les utilisons.
  3. Si vous avez des inquiétudes quant à la façon dont nous utilisons vos DCP, nous vous assistons à comprendre nos traitements.
  4. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour protéger vos informations contre les abus et pour les conserver en toute sécurité.
  5. Nous respectons toutes les réglementations en vigueur sur la protection des DCP et coopérons avec l’autorité de protection des données luxembourgeoise (CNPD).

3. Règles de conduite de myenergy sur le respect de la vie privée

3.1. Mise en œuvre de votre consentement

Lors de la collecte de DCP qui ne résulteraient ni d’une obligation légale ou contractuelle, ni d’un intérêt légitime dérivant de notre mission publique, myenergy informe que leur transmission est facultative et implique un consentement de votre part quant à leur traitement ultérieur par myenergy. Le cas échéant, un formulaire ou un outil similaire vous sera proposé pour vous faciliter la déclaration de votre accord au traitement de ces DCP facultatives.

3.2. Quelles données à caractère personnel sont concernées et quelles sont nos sources de collecte ?

Dans ces règles de conduite sur le respect de la vie privée, vos DCP signifient une ou plusieurs informations qui pourraient permettre de vous identifier soit directement ou indirectement. Cela comprend généralement les renseignements tels que votre nom, votre adresse postale, votre adresse de courriel, vos numéros de téléphone, vos coordonnées bancaires et vos réactions quant à l’envoi par myenergy d’un bulletin d’information électronique. En fonction de la relation que vous avez avec myenergy, d’autres DCP peuvent se rajouter. Veuillez consulter le tableau ci-dessous pour connaître les autres DCP que nous collectons :

Relation

Autres DCP collectées

Conseillers climat externes (Pacte climat) ou
demandeurs / détenteurs de la certification
« myenergy certified »
Curriculum vitae, parcours académique,
qualification  et expérience professionnelles,
rapports de conseil émis, employeur actuel
Bénéficiaire d’un conseil de base ou d’un
conseil dans le cadre du projet d’assistance
aux ménages en précarité énergétique
Caractéristiques du logement
Fiduciaire de myenergy
Signatures électroniques LuxTrust 

L’ensemble des DCP traitées se limite à celles que vous nous avez données, qui sont publiquement accessibles sur le site web de votre organisation ou d’une organisation liée à la vôtre (p.ex. fédération, syndicat, etc.) ou qui nous parviennent à travers un intermédiaire que vous avez autorisé à nous transmettre vos DCP (p.ex. administrations communales, offices sociaux, etc.). Nous ne collectons pas d’autres informations à partir d’autres sources.

3.3. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos DCP dans le cadre de la gestion globale de l’activité de notre organisation, à savoir :

  1. Remplir les obligations définies par les contrats et conventions signés avec vous ou avec nos partenaires (administrations communales, offices sociaux, etc.) ;
  2. Gérer les commandes de documents et de prestations de services (conseil, sensibilisation, formation, certification, etc.) ;
  3. Exécuter les tâches liées à la mission publique confiée à myenergy ;
  4. Gérer les factures, paiements et appels à contribution ;
  5. Communiquer avec vous au sujet de nos activités et d’actualités dans les domaines liés à l’utilisation rationnelle et durable de l’énergie et la mobilité durable.

Lorsque nous collectons des DCP dans ces seuls buts, nous ne les conservons pas plus longtemps qu’il le faut pour satisfaire à ce but, à moins de devoir les conserver pour des raisons juridiques légitimes.

Pour protéger ces données contre leur destruction accidentelle ou malicieuse, lorsque nous les supprimons de nos services, il se peut que nous ne supprimions pas immédiatement les copies résiduelles de nos serveurs ou de nos systèmes de secours.

3.4. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

En règle générale, nous ne partageons pas vos DCP en dehors de myenergy. Cependant, certains prestataires informatiques disposent d’un accès technique à vos DCP dans le cadre de leurs travaux de maintenance et de développement de nos divers systèmes. En fonction du lieu de sauvegarde de la base de données ou des documents électroniques contenant vos DCP, divers prestataires sont en charge et d’autres mesures de sécurité appropriées ont été mises en place. Vos DCP peuvent se trouver sur des documents physiques dans nos locaux ou sous format électronique soit sur un des serveurs informatiques dans nos locaux ou d’un de nos fournisseurs informatiques, soit dans un centre de données hébergeant les bases de données liées à nos sites web ou à nos applications mobiles.

En cas d’envois postaux, votre nom et vos données d’adresse postale sont transmis à un imprimeur chargé de l’impression et de la distribution des courriers en question.

Suivant la législation en vigueur, nos sous-traitants cités ci-dessus sont tenus de respecter les mêmes règles de conduite en matière de confidentialité et de protection de données que celles qui s’appliquent à myenergy.

Nous pouvons également partager vos DCP avec des organismes si nous croyons que la divulgation des informations est nécessaire pour des raisons juridiques dans le cadre d’une poursuite.

3.5. Est-ce que nous transférons vos données à caractère personnel vers d’autres pays ?

En règle générale, nous ne transférons aucune de vos DCP à l’extérieur du Luxembourg et nous utilisons des sous-traitants qui s’engagent à garder vos données sur le territoire de l’Union européenne. En cas de changement de politique en la matière, ce transfert se fera dans le respect des lois en matière de protection de la vie privée et vous en serez informés.

Il y a deux exceptions à la règle susmentionnée où nous collaborons avec des sous-traitants qui soit sont localisés en-dehors de l’Union européenne, soit ont indiqué qu’ils transféreront des DCP en-dehors de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Plus précisément, il s’agit de la société « The Rocket Science Group LLC » qui est localisée aux États-Unis et met à notre disposition leur plateforme en ligne MailChimp nous permettant d’envoyer régulièrement des bulletins électroniques sur votre adresse de courriel. L’autre exception représente le service WeTransfer offert par la société « WeTransfer B.V. » qui a son siège aux Pays-Bas et a indiqué transférer des DCP en-dehors de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Nous utilisons WeTransfer pour transférer à nos prestataires des documents qui sont trop volumineux pour l’envoi par courriel. Ces documents peuvent potentiellement contenir des DCP. Avec les deux sociétés susmentionnées, des accords de traitement de données (data processing agreements) ont été signés afin de nous assurer que vos droits en matière de protection de vos DCP continuent à être respectés.

3.6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous prenons toutes les précautions raisonnables pour conserver vos DCP de manière sécurisée et nous exigeons de tout sous-traitant qui manipule ou traite vos DCP pour nous qu’il agisse de la sorte.

Si myenergy collabore avec d’autres entreprises, le choix de ces sous-traitants ne sera réalisé qu’après un processus de sélection qui couvre également les compétences techniques et organisationnelles en matière de protection des données. Un contrat de prestation prévoyant un traitement de vos DCP ne sera conclu que s’il est conforme aux exigences en matière de protection des données identifiées.

L’accès à vos DCP est restreint afin d’éviter tout accès non autorisé, modification ou utilisation abusive, et il n’est autorisé que pour les employés qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.

3.7. Utilisation spécifique de vos DCP collectées à travers notre site web www.myenergy.lu

3.7.1. Cookies – Qu’est-ce que c’est ?

Les cookies sont de petits fichiers texte qui peuvent être stockés dans l’ordinateur du visiteur d’un site web par son navigateur web. Ils permettent de comparer les nouveaux visiteurs avec les anciens, de comprendre comment les utilisateurs naviguent sur notre site, etc et ainsi, de créer des paramètres personnels de fonctionnement sur le site web. Pour en savoir plus sur les cookies et leur incidence sur vous et votre expérience de navigation, consultez le site de la CNIL.

Les cookies utilisés par myenergy sont des cookies de performance et de statistiques qui recueillent des informations sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site web. Ils servent à analyser l’utilisation de notre site sous une forme anonyme ou pseudonymisée pour offrir à l’utilisateur des fonctionnalités avancées. Ils ne gardent aucune trace des informations personnelles sur un utilisateur et les données identifiables ne seront jamais enregistrées.

L’utilisation du site web n’est pas possible sans cookies. La plupart des navigateurs sont configurés pour accepter automatiquement les cookies. En général, vous pouvez empêcher le stockage de cookies sur votre disque dur en sélectionnant l’option correspondante dans les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez également configurer votre navigateur pour demander l’autorisation avant de stocker les cookies. Enfin, vous pouvez supprimer les cookies précédemment définis à tout moment. Veuillez-vous reporter aux instructions de votre navigateur pour obtenir des instructions sur la façon de mettre en œuvre cette mesure.

En utilisant notre site Web, vous acceptez de recevoir ce type de cookies sur votre dispositif.

3.7.2. Utilisation de Google Analytics

Notre site utilise Google Analytics. Ce service offert par « Google Inc. » (Google) permet d’analyser les accès aux sites web de myenergy et nous permet d’améliorer notre présence sur Internet. Les informations collectées au moyen d’un cookie (adresse IP, temps d’accès, durée d’accès) sont transmises aux serveurs de Google aux États-Unis et y sont stockées. L’évaluation des activités sur notre site web nous est transmise sous forme de rapports. Google peut transmettre les informations collectées à des tiers, si ces derniers traitent ces données pour le compte de Google ou si la loi l’exige.

Cependant, nos codes de suivi de Google Analytics sont configurés de manière à ce que les données sont gérées de manière anonymisée, ainsi les adresses IP sont traitées uniquement raccourcies, afin d’exclure une éventuelle relation personnelle directe avec vous. Vous pouvez également empêcher le stockage de cookies de Google Analytics en configurant votre navigateur en conséquence. Dans ce cas, cependant, il peut arriver que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre site web. Il existe plusieurs extensions de navigateur qui vous permettent de désactiver et de contrôler le suivi par Google Analytics.

En utilisant notre site web, vous acceptez le traitement des données recueillies à votre sujet par Google.

3.7.3. Utilisation des données relatives au comportement des utilisateurs à des fins d’information et de publicité

Notre système d’analyse de l’utilisation de notre site web est également en mesure d’établir un profil temporaire et anonyme de l’utilisateur, ce qui nous permet d’adapter les informations et publicités affichés à l’utilisateur concerné.

3.8. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations sur la façon dont nous traitons vos DCP, vous pouvez contacter directement le responsable du traitement ou le délégué à la protection des données, dont vous trouvez les coordonnées de contact plus haut.

Vous avez le droit de :

  1. nous demander une copie des DCP que nous détenons sur vous,
  2. nous demander de corriger, de mettre à jour, ou de supprimer vos DCP dans nos dossiers, et
  3. de nous signaler toute utilisation abusive de vos DCP.

Si vous ne souhaitez plus recevoir de bulletins électroniques de notre part, vous pouvez vous opposer à tout moment en nous contactant ou en utilisant le lien que vous trouvez dans chacun de nos bulletins.

Si vous estimez que vos DCP n’ont pas été traitées conformément à la loi, vous avez le droit de contacter la CNPD (www.cnpd.lu ou databreach@cnpd.lu) et de déposer une plainte auprès d’elle. Nous vous encourageons cependant de nous contacter sur le problème avant, afin de clarifier la situation.

 

 

François Colbach

myenergy
Partenaire pour une transition énergétique durable

 

Third parties’ privacy protection notice

1. General information

1.1. Last update

12 December 2018 13:57:12

1.2. Our commitment

myenergy agrees to protect your privacy and ensure your personal information is protected. These rules of conduct concerning privacy protection explain the kind of personal data (personal data) we collect and the way in which we use it, disclose it to third parties and protect it.

1.3. What does this document cover?

These rules of conduct concerning privacy protections apply to all personal datapersonal data which you send as part of a procedure with a myenergy employee or via one of our websites and which we are capable of processing as part of the everyday management of our activities, namely data needed for fulfilment (i) of our contracts with clients, suppliers and backers, (ii) agreements signed with other players in the industry and (iii) our public interest assignment to raise awareness, advise, examine and train individuals in fields related to the rational and sustainable use of energy and sustainable mobility.

1.4. Who is responsible for your personal data? 

myenergy is responsible for complying with regulation applicable to processing of your personal data. As a result, myenergy has appointed a data protection delegate. Below, you will find the relevant contact details:

Process manager

Data protection delegate

Name:            My Energy G.I.E.
Address:        Rue Glesener 28
                       L-1630 Luxembourg                     
Tel.:                40 66 58 – 1
 

E-mail

Name:               François Colbach
Organisation:    My Energy G.I.E.
Address:           Rue Glesener 28
                          L-1630 Luxembourg                   
Tel.:                   40 66 58 – 50

E-mail

1.5. Terms for changing these rules

We can modify these rules of conduct concerning privacy protection by publishing an updated version of this notice. We will give you reasonable notice of any significant change.

2. myenergy principles on privacy protection

myenergy takes privacy seriously. The following five principles form the basis of our approach to respecting your privacy:

  1. myenergy will always use your personal data in a loyal and trustworthy manner.
  2. You have the right to be clearly informed of the way in which we are using your personal data. We will always be transparent with you concerning the data we are collecting and the way in which we are using it.
  3. If you have concerns regarding the way in which we use your personal data, we will help you to understand our processes.
  4. We will take all reasonable measures to protect your information against abuse and keep it safe.
  5. We respect all current regulation concerning the protection of personal data and cooperate with the Luxembourg data protection authority (CNPD).

3. myenergy rules of conduct concerning privacy

3.1. Use of your consent

When collecting personal data which is not associated with a legal or contractual obligation, or a legitimate reason concerning our public interest assignment, myenergy informs individuals that transmission of this data is optional and subsequent processing by myenergy requires your consent. Where applicable, you will be offered a form or similar tool to facilitate the declaration of your agreement concerning the processing of optional personal data.

3.2. What personal data is affected and what are our collection sources?

Within these rules of conduct concerning privacy protection, your personal data refers to one or more pieces of information which could make it possible to identify you, either directly or indirectly. This generally includes information such as your name, your postal address, your email address, your telephone numbers, your bank details and your responses concerning transmission, by myenergy, of an electronic newsletter. Based on the relationship you have with myenergy, other personal data may be added. Please consult the table below to familiarise yourself with the other personal data we collect:

 

Relationship

Other personal data collected

External climate consultants (Climate Pact) or applicants/holders
of the “myenergy certified” certificate
Curriculum vitae, academic career, professional qualifications
and experience, consulting reports issued, current employer
Beneficiary of basic advice or advice as part of the fuel poor
households assistance project
Characteristics of the housing
Trustee of myenergy
LuxTrust electronic signatures

All the personal data processed is limited to the personal data which you have given us, which is publicly accessible on the website of your organisation or an organisation which is associated with yours (for example, federation, trade union, etc.) or which reaches us via an intermediary that you have authorised to send your personal data (for example, municipal authorities, corporate offices, etc). We do not collect other information from other sources.

3.3. How do we use your personal data?

We use your personal data as part of our organisation’s comprehensive management of activities, namely:

  1. Fulfilling the obligations established by contracts and agreements signed with you or with our partners (municipal authorities, corporate offices, etc.);
  2. Managing orders for documents and services (consulting, raising awareness, training, certification, etc.);
  3. Executing tasks associated with the public interest assignment entrusted to myenergy;
  4. Managing invoices, payments and calls for contributions;
  5. Communicating with you concerning our activities and news in fields associated with the rational and sustainable use of energy and durable mobility.

When we collect personal data for these purposes alone, we do not keep them for longer than is necessary for satisfying this purpose, unless we must keep them for legitimate legal reasons.

In order to protect this data against accidental or malicious destruction, when we remove it from our offices, it may be that we do not immediately remove the remaining copies on our servers or on our backup systems.

3.4. With whom do we share your personal data?

As a general rule, we do not share your personal data outside of myenergy. However, some IT providers have technical access to your personal data as part of their maintenance and development tasks on our various systems. Based on the backup location of the database or the electronic document containing your personal data, various providers are in charge and other suitable security measures have been put in place. Your personal data may be found on hard copy documents on our premises or on electronic documents either on IT servers on our premises or on the IT servers of one of our IT suppliers, or in a data centre hosting the databases associated with our websites or mobile applications.

In case of postal shipping, your name and postal address data are sent to a printer responsible for printing and distributing the correspondence in question.

According to current legislation, our subcontractors, who are detailed above, are required to respect the same rules of conduct concerning confidentiality and data protection as those that apply to myenergy.

We can also share your personal data with organisations if we believe that disclosure of information is necessary for legal reasons, as part of proceedings.

3.5. Do we transfer your personal data to other countries?

As a general rule, we do not transfer any of your personal data outside of Luxembourg and we use subcontractors who commit to keeping your data in the European Union. In case of a change in the relevant policy, this transfer will be made according to law concerning privacy protection and you will be informed of this.

There are two exceptions to the aforementioned rule where we collaborate with subcontractors who are either located outside of the European Union, or who have indicated that they are transferring the personal data outside of the European Union or to international organisations. More specifically, this is “The Rocket Science Group LLC” which is located in the United States and makes their online MailChimp platform available to us, allowing us to regularly send newsletters to your email address. The other exception is the WeTransfer service offered by the company “WeTransfer B.V.” which is headquartered in the Netherlands and has indicated that it transfers personal data outside of the European Union or to international organisations. We use WeTransfer to transfer documents to our providers that are too large to email. These documents may potentially contain personal data. Data processing agreements have been signed with the two aforementioned companies in order to ensure your personal data protection rights continue to be respected.

3.6. How do we protect your personal data?

We take all reasonable precautions to store your personal data securely and we require any subcontractor handling or processing your personal data to act accordingly.

If myenergy collaborates with other companies, these subcontractors will only be selected after a selection process which also covers technical and organisational skills relating to data protection. A service contract stipulating processing of your personal data will only be executed if it complies with the data protection requirements identified.

Access to your personal data is restricted in order to avoid all unauthorised access, modifications or misuse, and it is only authorised for employees who need access as part of their work.

3.7. Specific use of your personal data collected via our website www.myenergy.lu

3.7.1. Cookies – What are they?

Cookies are small text files which can be stored in the computer of a visitor to a website by their web browser. They allow for comparing new visitors with returning ones, understanding how users navigate our site, etc.Thus, they create personal operating settings on the website. To learn more about cookies and their impact on you and your browsing experience, visit the CNIL website.

Cookies used by myenergy are performance and statistical cookies that collect information about how visitors use our website. They are used to analyse use of our website anonymously or under a pseudonym and to offer the user advanced features. They do not keep track of any personal information about a user and identifiable data will never be recorded.

Use of the website is not possible without cookies. The majority of browsers are configured to automatically accept cookies. Generally, you can prevent the storage of cookies on your hard disk by selecting the corresponding option in your browser's settings. You can also configure your browser to request authorisation before storing cookies. Finally, you can remove pre-set cookies at any time. Please refer to your browser’s instructions to obtain instructions concerning the method for implementing this measure.

By using our website, you agree to receive this type of cookie on your device.

3.7.2. Use of Google Analytics

Our site uses Google Analytics. This service is offered by “Google Inc.” (Google) and makes it possible to analyse access to myenergy websites and allows us to improve our online presence. The information collected using cookies (IP address, access time, access duration) is sent to the Google servers in the United States and stored there. The assessment of activities on our website is sent to us in the form of reports. Google can send the information collected to third parties, if these third parties process this data on behalf of Google or if the law requires it.

However, our Google Analytics tracking codes are configured in such a way that the data is managed anonymously, meaning that the IP addresses processed are uniquely shortened in order to exclude any direct personal connection with you. You can also prevent storage of cookies by Google Analytics by configuring your browser accordingly. In this case, however, you may not be able to use all the features on our website. There are some browser add-ins that allow you to deactivate and check Google Analytics’ monitoring.

By using our website, you authorise the processing of data collected by Google concerning you.

3.7.3. Use of data concerning users’ behaviour for information and advertising purposes

Our system for analysing the use of our website is also capable of establishing a temporary and anonymous user profile, allowing us to adapt the information and adverts displayed to the user concerned.

3.8. What are your rights and how do you exercise them?

If you have questions, comments or concerns regarding the way we process your personal data, you can contact the controller or the data protection delegate directly at the contact details found above.

You are entitled to:

  1. ask us for a copy of the personal data we hold concerning you,
  2. ask us to correct, update or remove your personal data in our files, and
  3. inform us of any misuse of your personal data.

If you no longer wish to receive newsletters from us, you can inform us at any time by contacting us or using the link you will find in each of our newsletters.

If you think your personal data has not been processed legally, you are entitled to contact the CNPD (www.cnpd.lu or databreach@cnpd.lu) and to file a complaint with the CNPD. However, we encourage you to contact us concerning the problem beforehand, in order to clarify the situation.

 

 

François Colbach

myenergy
Sustainable energy transition partner

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